いつもお世話になっております。

注文書用の承認ワークフロー（申請、承認、差戻し等を可能）を作成して運用を行っています。
これまで何年か運用をしてきましたが、昨日初めて、承認時に「ワークフローは、ボタンで移行を起動できる状態ではありません。フォームを再読込みしてください。」というエラーが発生しました。
ワークフローの状態ズレを起こしていることは把握できたのですが、それ以上の調査ができない状況です。
当エラーについて、詳しい方がいらっしゃいましたら以下をご教示ください。

・質問内容
当エラーを再発させないための対策を立てたいです。
当エラーを発生させないようにするために、ユーザが気を付けた方が良いことはございますでしょうか。
なお、一次調査を行ったところ、当該注文書に対して「承認した後に差戻しを行う」という操作を何度も行っており、ワークフローの状態遷移が多く行われている状態です。