As transações bancárias e as transações do General Ledger nem sempre têm exatamente a mesma data. Tempos de processamento, cronogramas de contabilização bancária, fins de semana e outras diferenças de tempo podem fazer com que uma transação apareça no NetSuite com alguns dias de diferença em relação à transação bancária correspondente.
Para ajudar a melhorar a correspondência automática e, ao mesmo tempo, manter critérios precisos, o NetSuite apresenta a nova regra de conciliação: Match on Amount when Date is within 3 Previous Days.
Como a regra funciona
A regra procura uma transação do General Ledger com o mesmo valor da transação bancária importada. Para que as transações correspondam, a data da transação do General Ledger deve:
- Ser a mesma data da transação bancária importada; ou
- Estar dentro dos três dias anteriores à data da transação bancária importada.
Por exemplo, se uma transação bancária importada tiver a data de 10 de agosto, a regra poderá procurar uma transação com o mesmo valor datada de 7 a 10 de agosto.
Esse intervalo de datas mais restrito pode ajudar o NetSuite a identificar correspondências prováveis sem recorrer imediatamente a uma janela de correspondência muito mais ampla.
Por que a ordem das regras é importante
A regra de 3 dias é executada antes da regra de conciliação mais ampla de valor/data de 90 dias. Essa ordem é importante porque o NetSuite avalia primeiro os critérios de correspondência mais específicos.
Ao tentar primeiro a correspondência mais restrita, o NetSuite tem uma oportunidade melhor de associar uma transação bancária importada à transação do General Ledger mais relevante antes de considerar candidatos em um intervalo de datas mais amplo.
Insight para administradores: Ao analisar os resultados da conciliação, lembre-se de que a correspondência não depende apenas de quais regras estão ativas — a especificidade e a ordem de avaliação das regras também podem afetar quais transações são correspondidas.
Configuração
A regra Match on Amount when Date is within 3 Previous Days é definida pelo sistema, portanto, os administradores não precisam criar nem configurar a regra manualmente.
Se a regra não for adequada ao processo de conciliação da sua organização, ela poderá ser desativada acessando a página Reconciliation Rules e desmarcando a caixa de seleção Active.
Antes de desativá-la, considere se as diferenças normais entre as datas das transações do GL e das transações bancárias geralmente ficam dentro de alguns dias. Manter a regra ativa pode ser particularmente útil quando pequenas diferenças nas datas de contabilização são esperadas como parte do processamento regular das transações.
Por que esta regra é útil
Fazer a correspondência exclusivamente com base em um valor durante um período longo pode gerar ambiguidade, principalmente quando uma conta contém várias transações com valores idênticos. Uma janela de datas mais restrita fornece contexto adicional para determinar qual transação é a correspondência mais provável.
Por exemplo, suponha que várias transações de $500 ocorram durante um período de 90 dias. Uma transação bancária importada de $500 poderia corresponder potencialmente a várias entradas do GL se apenas o valor e o amplo intervalo de datas fossem considerados. Restringir a pesquisa inicial à mesma data ou aos três dias anteriores pode reduzir significativamente o conjunto de candidatos.
Essa abordagem ajuda a:
- Reduzir a ambiguidade quando as transações têm valores idênticos.
- Melhorar a precisão da correspondência automática ao priorizar transações que ocorrem próximas à data da transação bancária.
- Reduzir o esforço de conciliação manual ao permitir que correspondências prováveis sejam identificadas mais cedo.
- Oferecer valor sem configuração adicional, pois a regra já é definida pelo sistema.
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