À medida que as personalizações aumentam, os formulários podem ficar cheios de campos usados para diferentes finalidades. Alguns campos são destinados aos usuários para preenchimento durante a entrada de dados, enquanto outros são usados por administradores, workflows, scripts, relatórios ou processos de revisão.
Separar os campos de administrador dos campos de entrada do usuário pode tornar os formulários mais fáceis de usar e de oferecer suporte.
Cenário
Um formulário personalizado inclui muitos campos.
Alguns campos são usados pelos usuários durante a entrada normal, como:
- tipo de solicitação
- data de vencimento
- prioridade
- observações
- responsável atribuído
Outros campos são usados principalmente para administração ou controle do sistema, como:
- status de processamento
- referência de integração
- indicador de workflow
- caixa de seleção de controle de script
- observação de revisão de auditoria
Quando todos os campos estão misturados, os usuários podem ficar confusos sobre quais campos devem preencher.
Solução
Organize os campos por finalidade.
Mantenha os campos de entrada do usuário visíveis e fáceis de preencher. Mova os campos de administrador ou controle do sistema para uma seção, subguia ou área restrita do formulário separada.
Isso ajuda os usuários a se concentrarem nos campos de que realmente precisam, ao mesmo tempo em que permite que os administradores revisem valores de controle importantes.
Tipos de campos a separar
Campos de entrada do usuário
Estes são os campos que os usuários preenchem ativamente como parte do processo de negócios.
Exemplos:
- motivo da solicitação
- contato do cliente
- observações da tarefa
- data-alvo
- prioridade
- categoria
Esses campos geralmente devem ser fáceis de localizar e claramente identificados.
Campos de administrador ou controle
Esses campos dão suporte à administração, automação, relatórios ou solução de problemas.
Exemplos:
- status do workflow
- indicador de processamento de script
- ID de integração
- status de revisão do sistema
- referência de migração
- observação de auditoria interna
Talvez esses campos não precisem aparecer na área principal de entrada do usuário.
Não tenho acesso a uma conta ativa do NetSuite para mostrar um formulário real de uma conta, mas você pode usar este exemplo simples no artigo.
Exemplo: Separar campos em um formulário de solicitação interna
Um administrador tem um formulário personalizado chamado:
Internal Request Form
O formulário tem campos de entrada do usuário e campos de administrador/controle misturados.
Navegação
NetSuite: Vá para Customization > Forms > Entry Forms
Abra o formulário: Internal Request Form
NetSuite Next:
Clique em Explore (ícone de menu hambúrguer no canto inferior esquerdo, ao lado do botão inicial). No menu, vá para Customization > Forms > Entry Forms. Em seguida, na próxima página, clique no Form necessário.
Abordagem de separação em 3 etapas
Etapa 1: Mantenha os campos de entrada do usuário na área principal
Posicione os campos que os usuários preenchem durante a entrada perto da parte superior do formulário.
Exemplos:
- Request Type
- Due Date
- Priority
- Request Notes
- Assigned Owner
Estes são os campos que os usuários precisam preencher ou revisar regularmente.
Etapa 2: Mova os campos de administrador para uma subguia separada
NetSuite:
Vá para: Customization > Forms > Subtabs
NetSuite Next:
Crie ou use uma subguia chamada:
Clique em Explore (ícone de menu hambúrguer no canto inferior esquerdo, ao lado do botão inicial). No menu, vá para Customization > Forms > Subtabs > New.
Admin Fields
Mova os campos do sistema ou de controle para lá.
Exemplos:
- Processing Status
- Workflow Flag
- Script Control Checkbox
- Integration Reference
- Audit Review Note
Etapa 3: Defina controles de exibição ou acesso
Para os campos que os usuários não devem editar, defina o tipo de exibição como:
- Inline Text
- Disabled
- Hidden, se os usuários não precisarem vê-lo
Resultado
Os usuários veem os campos de que precisam para a entrada normal de dados, enquanto os administradores ainda têm acesso aos campos usados para workflow, script, relatórios ou solução de problemas.
Por que isso ajuda
Separar os campos pode ajudar a:
- reduzir a desordem no formulário
- facilitar a entrada de dados
- reduzir edições acidentais
- facilitar a revisão pelos administradores
- oferecer suporte a uma solução de problemas mais organizada
- manter os campos de controle do sistema protegidos
Referências
- SA: Custom Forms (ID: 10117)
- SA: Setting Display Options for Custom Fields (Answer Id: 10097)
- SA: SuiteBuilder – Customization (ID: 1045873)
Observações
- Posicione os campos de entrada do usuário na área principal do formulário.
- Posicione os campos de administrador ou controle em uma seção ou subguia separada.
- Use os tipos de exibição Inline Text ou Disabled quando os usuários não devem editar um campo.
- Oculte os campos que os usuários não precisam ver.
- Revise as permissões de função para campos confidenciais de administrador.
- Evite expor campos de controle de script ou workflow, a menos que os usuários precisem deles.
- Teste os formulários usando as mesmas funções que os utilizarão em produção.
Resumo
Separar os campos de administrador dos campos de entrada do usuário ajuda a manter os formulários do NetSuite mais organizados e fáceis de usar. Os usuários podem se concentrar nas informações que precisam inserir, enquanto os administradores ainda podem manter os campos necessários para controle, relatórios e solução de problemas.
Uma estrutura clara de formulário melhora a usabilidade e ajuda a reduzir alterações acidentais em campos que dão suporte à automação ou administração.
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