Las transacciones bancarias y las transacciones del Libro mayor no siempre tienen exactamente la misma fecha. Los tiempos de procesamiento, los calendarios de contabilización bancaria, los fines de semana y otras diferencias de tiempo pueden hacer que una transacción aparezca en NetSuite con unos días de diferencia respecto de su transacción bancaria correspondiente.
Para ayudar a mejorar la coincidencia automática y, al mismo tiempo, mantener criterios precisos, NetSuite presenta la nueva regla de conciliación: Match on Amount when Date is within 3 Previous Days.
Cómo funciona la regla
La regla busca una transacción del Libro mayor con el mismo importe que la transacción bancaria importada. Para que las transacciones coincidan, la fecha de la transacción del Libro mayor debe:
- Ser la misma fecha que la de la transacción bancaria importada, o
- Estar dentro de los tres días anteriores a la fecha de la transacción bancaria importada.
Por ejemplo, si una transacción bancaria importada tiene fecha del 10 de agosto, la regla puede buscar una transacción con el mismo importe cuya fecha esté comprendida entre el 7 y el 10 de agosto.
Este intervalo de fechas más reducido puede ayudar a NetSuite a identificar posibles coincidencias sin recurrir inmediatamente a un intervalo de coincidencia mucho más amplio.
Por qué es importante el orden de las reglas
La regla de 3 días se ejecuta antes que la regla de conciliación más amplia de importe/fecha de 90 días. Este orden es importante porque NetSuite evalúa primero los criterios de coincidencia más específicos.
Al intentar primero la coincidencia más restringida, NetSuite tiene una mejor oportunidad de asociar una transacción bancaria importada con la transacción del Libro mayor más relevante antes de considerar candidatos dentro de un intervalo de fechas más amplio.
Información para administradores: Al revisar los resultados de la conciliación, recuerde que la coincidencia no depende únicamente de qué reglas estén activas; la especificidad y el orden de evaluación de las reglas también pueden afectar qué transacciones se consideran coincidentes.
Configuración
La regla Match on Amount when Date is within 3 Previous Days está definida por el sistema, por lo que los administradores no necesitan crearla ni configurarla manualmente.
Si la regla no se adapta al proceso de conciliación de su organización, puede desactivarse accediendo a la página Reconciliation Rules y desmarcando la casilla Active.
Antes de desactivarla, considere si las diferencias habituales entre las fechas de las transacciones del Libro mayor y las transacciones bancarias suelen ser de unos pocos días. Mantener la regla activa puede ser especialmente útil cuando se esperan pequeñas diferencias en las fechas de contabilización como parte del procesamiento habitual de las transacciones.
Por qué esta regla es útil
La coincidencia basada únicamente en un importe durante un período prolongado puede generar ambigüedad, especialmente cuando una cuenta contiene varias transacciones por importes idénticos. Un intervalo de fechas más reducido proporciona contexto adicional para determinar qué transacción tiene más probabilidades de ser la coincidencia correcta.
Por ejemplo, supongamos que se producen varias transacciones de $500 durante un período de 90 días. Una transacción bancaria importada de $500 podría corresponder potencialmente a varias entradas del Libro mayor si solo se consideran el importe y un intervalo de fechas amplio. Restringir la búsqueda inicial a la misma fecha o a los tres días anteriores puede reducir considerablemente el conjunto de candidatos.
Este enfoque ayuda a:
- Reducir la ambigüedad cuando las transacciones tienen importes idénticos.
- Mejorar la precisión de la coincidencia automática al priorizar las transacciones que se producen cerca de la fecha de la transacción bancaria.
- Reducir el esfuerzo de conciliación manual al permitir que las posibles coincidencias se identifiquen antes.
- Aportar valor sin configuración adicional, ya que la regla está definida por el sistema.
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