A medida que crecen las personalizaciones, los formularios pueden llenarse de campos utilizados para distintos fines. Algunos campos están destinados a que los usuarios los completen durante la entrada de datos, mientras que otros son utilizados por administradores, flujos de trabajo, scripts, informes o procesos de revisión.
Separar los campos de administrador de los campos de entrada de usuario puede facilitar el uso y el soporte de los formularios.
Escenario
Un formulario personalizado incluye muchos campos.
Algunos campos son utilizados por los usuarios durante la entrada normal, como:
- tipo de solicitud
- fecha de vencimiento
- prioridad
- notas
- propietario asignado
Otros campos se utilizan principalmente para la administración o el control del sistema, como:
- estado de procesamiento
- referencia de integración
- indicador de flujo de trabajo
- casilla de verificación de control de script
- nota de revisión de auditoría
Cuando todos los campos están mezclados, los usuarios pueden confundirse sobre cuáles deben completar.
Solución
Organice los campos por finalidad.
Mantenga los campos de entrada de usuario visibles y fáciles de completar. Mueva los campos de administración o control del sistema a una sección, subpestaña o área restringida del formulario por separado.
Esto ayuda a los usuarios a enfocarse en los campos que realmente necesitan, al tiempo que permite a los administradores revisar valores de control importantes.
Tipos de campos que se deben separar
Campos de entrada de usuario
Estos son los campos que los usuarios completan activamente como parte del proceso empresarial.
Ejemplos:
- motivo de la solicitud
- contacto del cliente
- notas de la tarea
- fecha objetivo
- prioridad
- categoría
Estos campos normalmente deben ser fáciles de encontrar y estar claramente etiquetados.
Campos de administrador o control
Estos campos respaldan la administración, automatización, informes o solución de problemas.
Ejemplos:
- estado del flujo de trabajo
- indicador de procesamiento de script
- ID de integración
- estado de revisión del sistema
- referencia de migración
- nota de auditoría interna
Es posible que estos campos no deban aparecer en el área principal de entrada de usuario.
No tengo acceso a una cuenta de NetSuite activa para mostrar un formulario real de una cuenta, pero puede utilizar este ejemplo sencillo en el artículo.
Ejemplo: Separar campos en un formulario de solicitud interna
Un administrador tiene un formulario personalizado llamado:
Internal Request Form
El formulario tiene campos de entrada de usuario y campos de administrador/control mezclados.
Navegación
NetSuite: Vaya a Customization > Forms > Entry Forms
Abra el formulario: Internal Request Form
NetSuite Next:
Haga clic en Explore (icono de menú hamburguesa en la esquina inferior izquierda junto al botón de inicio). En el menú, vaya a Customization > Forms > Entry Forms. Luego, en la página siguiente, haga clic en el Form necesario.
Enfoque de separación en 3 pasos
Paso 1: Mantenga los campos de entrada de usuario en el área principal
Coloque los campos que los usuarios completan durante la entrada cerca de la parte superior del formulario.
Ejemplos:
- Request Type
- Due Date
- Priority
- Request Notes
- Assigned Owner
Estos son los campos que los usuarios necesitan completar o revisar regularmente.
Paso 2: Mueva los campos de administrador a una subpestaña separada
NetSuite:
Vaya a: Customization > Forms > Subtabs
NetSuite Next:
Cree o utilice una subpestaña llamada:
Haga clic en Explore (icono de menú hamburguesa en la esquina inferior izquierda junto al botón de inicio). En el menú, vaya a Customization > Forms > Subtabs > New.
Admin Fields
Mueva allí los campos del sistema o de control.
Ejemplos:
- Processing Status
- Workflow Flag
- Script Control Checkbox
- Integration Reference
- Audit Review Note
Paso 3: Establezca controles de visualización o acceso
Para los campos que los usuarios no deben editar, establezca el tipo de visualización en:
- Inline Text
- Disabled
- Hidden, si los usuarios no necesitan verlo
Resultado
Los usuarios ven los campos que necesitan para la entrada normal de datos, mientras que los administradores aún tienen acceso a los campos utilizados para el flujo de trabajo, script, informes o solución de problemas.
Por qué ayuda
Separar los campos puede ayudar a:
- reducir la saturación del formulario
- facilitar la entrada de datos
- reducir las ediciones accidentales
- facilitar la revisión por parte de los administradores
- respaldar una solución de problemas más organizada
- mantener protegidos los campos de control del sistema
Referencias
- SA: Custom Forms (ID: 10117)
- SA: Setting Display Options for Custom Fields (Answer Id: 10097)
- SA: SuiteBuilder – Customization (ID: 1045873)
Notas
- Coloque los campos de entrada de usuario en el área principal del formulario.
- Coloque los campos de administrador o control en una sección o subpestaña separada.
- Use los tipos de visualización Inline Text o Disabled cuando los usuarios no deban editar un campo.
- Oculte los campos que los usuarios no necesitan ver.
- Revise los permisos de roles para campos de administrador confidenciales.
- Evite exponer campos de control de script o flujo de trabajo a menos que los usuarios los necesiten.
- Pruebe los formularios utilizando los mismos roles que los utilizarán en producción.
Resumen
Separar los campos de administrador de los campos de entrada de usuario ayuda a mantener los formularios de NetSuite más organizados y fáciles de usar. Los usuarios pueden enfocarse en la información que necesitan ingresar, mientras que los administradores aún pueden mantener los campos necesarios para el control, los informes y la solución de problemas.
Una estructura clara de formulario mejora la usabilidad y ayuda a reducir cambios accidentales en los campos que respaldan la automatización o la administración.
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