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8. フォルダ・ファイルの共有(Oracle Content and Experience のファイル共有機能を利用しよう)

Satoshi Nakane-Oracle
Satoshi Nakane-Oracle Posts: 32 Employee
edited May 2020 in Social Groups

目次に戻る: Oracle Content and Experience のファイル共有機能を使ってみよう【初級編】

ファイルやフォルダは他のユーザーと簡単に共有できます。共有時には、ファイルやフォルダにアクセスするユーザーと実行可能な操作権限(アクセス権限)を簡単に制御できます。

OCE のアクセス権限は4種類です

  • マネージャ: コントリビュータ権限に加え、メンバー追加やアクセス権限設定などの管理作業が可能(フォルダ作成者=所有者とほぼ同様の権限)
  • コントリビュータ: 子フォルダの作成と編集、登録済ファイルの編集や新規ファイルのアップロードが可能
  • ダウンロード実行者: フォルダの参照、ファイルの参照とダウンロードが可能(子フォルダの作成やファイルの編集はできない)
  • 参照者: フォルダの参照、ファイルのプレビューが可能(ファイルのダウンロードはできない)

共有の目的や内容に応じて、その方法を使い分けることができます。

  • フォルダにメンバーを追加

    • フォルダにメンバー追加することで、そのフォルダおよび配下すべてのフォルダ・ファイルを複数ユーザーで共有できます
    • メンバーの追加は、個々のユーザーもしくはグループを指定できます
    • メンバーを追加する際に、そのフォルダに対するアクセス権限を設定します。アクセス権限は、マネージャコントリビュータダウンロード実行者参照者より選択できます
    • 利用例
      • 組織やグループ、大規模プロジェクトでファイルを共有する場合など、ユーザーが継続して情報にアクセスする必要がある場合
    • 設定例
      fs043.jpg

  • フォルダ・ファイルのリンク共有

    • メンバー・リンク

      • フォルダへのアクセス権限を有するユーザーに対して、フォルダ・ファイルを共有する際に利用します
      • メンバー・リンクのアクセス権限は、フォルダ・ファイルへのアクセス権限と同じです
      • 利用例
        • フォルダAに、Xさん、Yさんの2名がコントリビュータ権限でメンバー追加
        • Xさんが、フォルダAの中のファイルA-1のメンバー・リンクを作成し、YさんとZさんにチャットで送付
        • Yさんはメンバー・リンクをクリックすると、ファイルA-1にコントリビュータ権限でアクセスできます
        • ZさんはフォルダAにメンバー追加されていないため、メンバー・リンクをクリックしてもファイルA-1にアクセスできません

    • パブリック・リンク

      • フォルダのアクセス権限の有無に関係なく、フォルダやファイルへのアクセスを許可するリンク
      • パブリック・リンク作成時に、そのリンク経由でアクセスするフォルダ・ファイルのアクセス権を設定します
        • パブリック・リンク作成時に指定できるアクセス権は、コントリビュータダウンロード実行者参照者の3つ
        • パブリック・リンク作成時にそのリンクの有効期限パスコードを設定できます
        • サービス管理者により、パブリック・リンクの作成ポリシー(アクセス・オプション、最大権限の制限、有効期限の強制設定ほか)が設定されていることがあります
        • フォルダ所有者により、パブリック・リンクの作成が制限されていることがあります
      • フォルダのパブリック・リンク
        • フォルダのパブリック・リンクを作成すると、そのリンクを受け取ったユーザーはそのフォルダおよび配下すべてのフォルダとファイルに指定した権限でアクセスできます
      • ファイルのパブリック・リンク
        • そのリンクを受け取ったユーザーは、パブリック・リンクを作成したファイルのみに指定された権限でアクセスできます
        • 上位フォルダや同一フォルダ階層にある別のファイルにはアクセスできません
      • 利用例
        • 見込み顧客に対して、前回訪問時の提案書のパブリック・リンク(ダウンロード実行者権限、有効期限+パスコード)で送付する
        • 社外の制作会社に依頼したマーケティングアセット(画像や動画)の受け取りで、フォルダのパブリックリンク(コントリビュータ権限、有効期限+パスコード)を利用

(その他)共有フォルダの使用容量について

  • フォルダにユーザーをコントリビュータ権限で追加した場合、ユーザーはフォルダの作成やファイルのアップロードができます
  • この場合、共有フォルダに追加されたファイルの使用容量は、フォルダの所有者(Owner)に加算されます。
    • ユーザーXさんが作成した個人フォルダAに、Yさんをコントリビュータ権限でメンバー追加
    • Yさんは共有されたフォルダAの中に、サブフォルダ(フォルダA-1)を作成し、そこに 100MB のファイルをアップロード
    • この +100MB は、Xさん使用容量としてカウントされます

image

1. フォルダにメンバーを追加する

1.1 フォルダにユーザーを追加する

  1. メンバーを追加するフォルダを選択し、「メンバー」をクリックします
    fs044.png

  2. メンバーの追加」をクリックします
    fs045.png

  3. 追加するユーザーを入力し、候補が出てきたらユーザー名をクリックします
    fs046.png

  4. アクセス権限を選択し、「追加」をクリックします
    fs047.png

  5. メンバーを追加すると、共有されているメンバーが表示されます
    fs048.png

フォルダにメンバーを追加すると、フォルダのアイコンが変更されます

アイコン説明
gray_folder.png個人フォルダ(フォルダ共有なし)
gray_shared_folder.png共有フォルダ(フォルダ共有あり)

1.2 フォルダにグループを追加する

  1. メンバーを追加するフォルダを選択し、「メンバー」をクリックします
  2. メンバーの追加」を選択します
  3. 追加するグループを入力し、候補が出てきたらグループ名をクリックします。ここではOCEローカルグループ1を選択してます
    fs049.jpg

  4. アクセス権限を選択し、「追加」をクリックします
    fs050.jpg

  5. メンバーを追加すると、共有されているメンバーが表示されます
    fs051.jpg

グループの追加は、OCE インスタンスで作成・管理するグループと、Oracle Identity Cloud Service (IDCS) で管理するIDCSグループを追加できます
グループの作成・管理は、をご確認ください

1.3 フォルダに追加されたメンバーのアクセス権限を変更する

  1. メンバーのアクセス権限を変更するフォルダを選択し、「メンバー」をクリックします
  2. メンバーに付与されているアクセス権限をクリックし、アクセス権限を変更します。
    ここでは、OCEローカルグループ1に付与したコントリビュータ権限を参照権限に変更します
    fs071.jpg
    フォルダに追加されているメンバーのアクセス権限を変更する場合は、そのフォルダのマネージャ権限が必要です
    メンバーに付与したフォルダへのアクセス権限を解除する場合は、「削除」を選択します。
  3. 完了」をクリックします

1.4 メンバー追加されたフォルダから退出する

  1. メンバー追加されているフォルダを選択し、「メンバー」をクリックします
  2. 自分に付与されているアクセス権限をクリックし、「移動」をクリックします。
    ここでは、コントリビュータ権限が付与されている01_デモコンテンツフォルダから退出します
    fs072.jpg

  3. 確認画面が表示されます。「はい」をクリックします

2. メンバー・リンクを共有する

2.1 フォルダのメンバー・リンクを共有する

  1. フォルダを選択し、「リンクの共有」をクリックします
    fs052.jpg

  2. このリンクより「メンバーのみ」を選択します
    fs053.jpg

  3. リンクのコピー」をクリックします。フォルダへのメンバー・リンクが、クリップボードにコピーされます
    fs054.jpg

  4. OCE から直接電子メールを送信する場合は、送信先にメンバーを入力します。必要に応じて、リンク送付先のユーザーへのメッセージを入力します
  5. リンクの送信」をクリックします。OCE からメンバー・リンクが記述された電子メールが送信されます
    fs055.jpg

2.2 ファイルのメンバー・リンクを共有する

  1. ファイルを選択し、「リンクの共有」をクリックします
    fs056.jpg

  2. このリンクより「メンバーのみ」を選択します
  3. リンク・オプションの編集」をクリックします
  4. オンライン・アクセスもしくはダイレクト・ダウンロードを選択します(デフォルトはオンライン・アクセス)
    • オンライン・アクセス: ファイルのプレビューが表示されます
    • ダイレクト・ダウンロード: ファイルのダウンロードが実行されます
  5. リンクのコピー」をクリックします。メンバー・リンクが、クリップボードにコピーされます
    fs057.jpg
  6. OCE から直接電子メールを送信する場合は、送信先にメンバーを入力します。必要に応じて、リンク送付先のユーザーへのメッセージを入力します
  7. 「リンクの送信をクリックします」。OCE からメンバー・リンクが記述された電子メールが送信されます

3. パブリック・リンクの作成と共有

3.1 フォルダのパブリック・リンク

3.1.1 フォルダのパブリック・リンクを作成する

  1. フォルダを選択し、「リンクの共有」をクリックします
  2. このリンク」より「パブリック・リンク」を選択します
    fs058.jpg

  3. リンク・オプションの編集」をクリックします
    1. 「送信先」を入力します(任意)

    2. 送信先へのメッセージを入力します(任意)
    3. 「既存のリンクの選択」よりリンク名を入力・編集します

      • リンク名のデフォルトは Web-YYYY-MM-DD。リンク名は変更できます
    4. 「リンクの権限」を参照者、ダウンロード実行者、コントリビュータより選択します

      • ここでは「コントリビュータ」を選択します
    5. 「このリンクにアクセスできるユーザー」を選択します。ここでは「すべてのユーザー」を選択します

      • すべてのユーザー(リンクを知っているすべてのユーザーがアクセス可)

      • すべての登録済みユーザー(リンクを知っている該当OCEインスタンスにサイン・インできるユーザーがアクセス可)

    6. 「リンクの有効期限」を設定します(任意)

    7. 「リンク・アクセス・コード」を設定します(任意)

      • 8文字以上のパスワードを設定します

  4. すべての入力が完了したら「リンクのコピー」をクリックします。作成されたパブリック・リンクがクリップボードにコピーされます
    fs059.jpg

  5. ”xxxフォルダへのリンクがクリップボードにコピーされました。”のメッセージの「リンクの表示」をクリックします。
    fs060.jpg

  6. 作成されたパブリック・リンクのURLを確認できます
    fs061.jpg



3.1.2 パブリック・リンクからフォルダにアクセスする

  1. 別ブラウザを起動し、前の手順で作成したパブリック・リンクをコピー&ペーストしてアクセスします
  2. アスセスコードを入力し、フォルダを開きます
    fs062.jpg

  3. フォルダ内のファイルのプレビューやダウンロードができることを確認します
    fs063.jpg

  4. フォルダ(ここでは孫フォルダ)の作成ができることを確認します。また、ファイルがアップロードできることを確認します
    fs064.jpg

3.2 ファイルのパブリックリンクを作成する

3.2.1 ファイルのパブリック・リンクを作成する

  1. ファイルを選択し、「リンクの共有」をクリックします
  2. このリンク」より「パブリック・リンク」を選択します
  3. リンク・オプションの編集」をクリックします
    • 「送信先」を入力します(任意)
      • 送信先へのメッセージを入力します(任意)
    • 「既存のリンクの選択」よりリンク名を入力・編集します
      • ここでは、デフォルトのリンク名(Web-YYYY-MM-DD)とします
    • 「リンクの権限」を参照者、ダウンロード実行者、コントリビュータより選択します
      • ここでは「ダウンロード実行者」を選択します
    • 「このリンクにアクセスできるユーザー」を選択します
      • ここでは「すべてのユーザー」を選択します
    • 「リンクの有効期限」を設定します(任意)
    • 「リンク・アクセス・コード」を設定します(任意)
  1. すべての入力が完了したら「リンクのコピー」をクリックします。作成されたパブリック・リンクがクリップボードにコピーされます
    fs065.jpg

  2. リンクの表示をクリックすると、作成されたパブリック・リンクのURLを確認できます

3.2.2 パブリック・リンクからファイルにアクセスする

  1. 別ブラウザを起動し、前の手順で作成したパブリック・リンクをコピー&ペーストしてアクセスします
  2. アスセスコードを入力します
  3. パブリックリンクで指定されたファイルがプレビュー表示されます
  4. ダウンロード」をクリックすると、ファイルがダウンロードされます
    fs066.jpg

  5. この Web ブラウザを閉じます

3.2.3 ファイルのアクセス履歴を確認する

  1. ファイルのパブリック・リンクを作成した Web ブラウザに戻ります
  2. パブリック・リンクを作成したファイルを選択し、「プロパティ」をクリックします
  3. アクセス履歴」タブをクリックします
  4. ファイルのアクセス履歴が表示されます。
    パブリック・リンクからのアクセスの場合、パブリック・リンク作成時に指定したリンク名が実行者として記録されます
    fs070.jpg

3.3 作成済のパブリックリンクを編集する

3.3.1 作成済のファイルへのパブリック・リンクを編集する

  1. 3.2.1 でパブリックリンクを作成したファイルを選択し、「リンクの共有」をクリックします
  2. このリンク」より「パブリック・リンク」を選択します
  3. リンク・オプションの編集」をクリックします
    • 「既存のリンクの選択」より、前の手順で作成したパブリックリンク名(この場合はWeb-2020-05-19)を選択します
      fs067.jpg

    • 「リンクの権限」を変更します。
      • ここでは「ダウンロード実行者」を「参照者」に変更します
        fs068.jpg

  4. すべての入力が完了したら「リンクのコピー」をクリックします。作成されたパブリック・リンクがクリップボードにコピーされます

3.3.2 編集後のパブリック・リンクでファイルにアクセスする

  1. 別ブラウザを起動し、前の手順で作成したパブリック・リンクをコピー&ペーストしてアクセスします
  2. アスセスコードを入力します
  3. パブリックリンクで指定されたファイルがプレビュー表示されます。「ダウンロード」が表示されないことを確認します
    fs069.jpg

以上で、この章の作業は終了です

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