Nas discussões "Novo no NetSuite | Insira e envie relatórios de despesas usando outras funções" e "Novo no NetSuite | Insira e envie relatórios de despesas usando a função do centro do funcionário", abordamos dois métodos diferentes para enviar um relatório de despesas. Agora, vamos passar para a próxima etapa.
Depois que um Relatório de Despesas é preenchido e enviado, ele deve ser aprovado por alguém com autoridade contábil antes de ter um impacto contábil e ser processado para pagamento. No NetSuite, existem várias opções disponíveis para aprovar Relatórios de Despesas, incluindo o processo de aprovação padrão, o recurso de Roteamento de Aprovação e o SuiteApprovals.
Por padrão, se nem o Roteamento de Aprovação nem o SuiteApprovals estiverem habilitados, o NetSuite seguirá um processo de aprovação simples. Nesse cenário, o relatório de despesas preenchido é primeiro encaminhado para o supervisor imediato do funcionário para revisão e aprovação. Esta etapa garante que alguém familiarizado com as atividades e hábitos de consumo do funcionário possa verificar a legitimidade e precisão das despesas. Depois que o supervisor aprova o relatório, ele é encaminhado ao departamento de contabilidade para aprovação e processamento final.
Um indicador de se a empresa está usando o processo de Aprovação do Relatório de Despesas Padrão é a presença das caixas de seleção Aprovação do Supervisor e Aprovação Contábil no formulário Relatório de Despesas, conforme mostrado na imagem abaixo:
Observação: Essas caixas de seleção não são exibidas no formulário Relatório de Despesas quando é criado usando a função de Centro de Funcionários.
Aprovação de Relatório de Despesas Padrão Usando Funções Diferentes do Centro de Funcionários
Depois que o Relatório de Despesas for concluído e salvo, seu status será definido como Aprovação do Supervisor Pendente e os botões Aprovar e Rejeitar ficarão disponíveis para o supervisor imediato.
Como alternativa, um usuário com a autoridade apropriada pode aprovar o relatório marcando diretamente a caixa de seleção Aprovação do Supervisor em vez de usar o botão Aprovar.
Depois que o supervisor aprovar o relatório, clicando no botão Aprovar ou marcando a caixa de seleção Aprovação do Supervisor, o status será atualizado para Aprovação Contábil Pendente. Neste estágio, um usuário com autoridade contábil pode aprovar o Relatório de Despesas clicando no botão Aprovar ou marcando a caixa de seleção Aprovação Contábil.
Depois que o relatório for aprovado pela contabilidade, seu status mudará para Aprovado pela Contabilidade e o botão Efetuar Pagamento ficará disponível. Clique neste botão para prosseguir com o processamento do pagamento.
Observação: Um usuário que é o supervisor imediato e tem autoridade contábil pode aprovar o Relatório de Despesas em uma única etapa, marcando as caixas de seleção Aprovação do Supervisor e Aprovação Contábil ao mesmo tempo.
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