A implementação de um fluxo de trabalho para restringir as edições em pedidos de compra quando eles atingirem o status "Totalmente faturado" aborda várias preocupações críticas no gerenciamento de compras. Em primeiro lugar, ajuda a preservar a integridade dos dados, garantindo que, uma vez satisfeitas as obrigações financeiras, os registros não possam ser alterados inadvertida ou intencionalmente. Esse controle minimiza as discrepâncias entre compras e contabilidade, apoiando trilhas de auditoria e conformidade com os padrões regulatórios. Além disso, promove uma maior responsabilização entre os utilizadores, uma vez que qualquer necessidade de ajustamentos deve seguir procedimentos formais de exceção e não alterações pontuais.
No geral, esse fluxo de trabalho aumenta a eficiência operacional e a confiança nos dados de compras, permitindo que as organizações mantenham uma forte governança sobre seus processos de compras.
As etapas a seguir descrevem como criar esse fluxo de trabalho:
- Navegue até Personalização > Fluxo de trabalho > Fluxos de trabalho > Novo
- Informação básica:
o Nome: Insira o nome
Exemplo: Bloquear pedidos faturados
o Tipo de registro: Selecionar transação
o Subtipos: Selecionar pedido de compra
o Executar como administrador: Digite a marca de seleção
o Status da versão: Selecione Liberado
o Manter instância e histórico : Sempre
o Ativar registro: Digite a marca de seleção
- Definição de evento:
o Ao criar: insira a marca de seleção
o Ao visualizar ou atualizar: Digite a marca de seleção
o Tipo de gatilho: Selecionar tudo
- Clique em Salvar
- Clique em Estado 1
- Clique em Nova ação
- Clique em Bloquear registro
- Informação básica:
o Trigger On: Selecione Antes do Carregamento do Registro - Condição:
o Selecione a fórmula personalizada
o Condição: Digite {userrole.id}!=3 e {statusref.id}='fullyBilled'
- Clique em Salvar a ação do fluxo de trabalho
- Clique em Salvar o estado do fluxo de trabalho
O registro não está bloqueado no momento e o usuário pode Editar o pedido de compra.
Quando o status é Totalmente Faturado, o Pedido de Compra é Bloqueado.
Nota: A parte sublinhada da Condição permitirá que um Administrador ainda edite a transação. Suprimir essa parte se não pretender que tal seja permitido.
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