Ahora que ya comprende los contratos y las renovaciones de contratos gracias a los artículos anteriores, New to NetSuite | Comprender los contratos en Contract Renewals SuiteApp y New to NetSuite | Comprender las renovaciones en Contract Renewals SuiteApp, revisemos cómo funciona el proceso completo de renovación de contratos.
Software Vertical Contract Renewals SuiteApp conecta el pedido de venta inicial, el contrato del cliente, los elementos del contrato, la transacción de renovación y el contrato de renovación en un único ciclo de vida continuo.
El diagrama siguiente ofrece una vista simplificada de ese proceso:
1. Introducir el pedido de venta inicial
El proceso comienza cuando se crea un pedido de venta para el cliente. El plazo del contrato y la fecha de inicio introducidos en el pedido de venta establecen el período general del contrato, mientras que las líneas de transacción elegibles se utilizan posteriormente para crear elementos del contrato.
Un nuevo contrato se asocia con el pedido de venta según la preferencia Sales Order Status to Create Contract:
- Sales Order: Pending Approval: El contrato se genera después de guardar el pedido de venta.
- Sales Order: Pending Fulfillment: El contrato se genera después de aprobar el pedido de venta.
Esto significa que el contrato no siempre se crea inmediatamente al introducir el pedido. El momento de su creación depende de las preferencias de Contract Renewals de la cuenta.
Una vez generado el contrato, los usuarios pueden acceder a él desde el campo Contract del pedido de venta original. Los contratos también se pueden revisar desde la subpestaña Contracts del registro de cliente asociado.
Desde el registro del cliente:
2. Aprobar y facturar el pedido
El pedido de venta debe pasar por el proceso de aprobación y facturación de la organización.
Con la configuración predeterminada, los elementos del contrato se generan después de que el pedido de venta se haya facturado por completo. Sin embargo, las transacciones exactas que se procesan dependen de Transaction Status to Process y de otras preferencias de creación de elementos de contrato configuradas en la cuenta.
El contrato permanece con el estado Pending hasta que se hayan creado sus elementos de contrato.
3. R03 crea los elementos del contrato
El script programado R03 procesa las transacciones de venta elegibles y crea registros de elementos de contrato a partir de sus líneas de artículo que cumplen los requisitos.
Cuando los elementos del contrato se generan correctamente:
- El estado del contrato cambia de Pending a Active.
- El contrato y sus elementos de contrato forman la base instalada del cliente.
- La base instalada se convierte en la fuente de artículos renovables para el procesamiento de futuras renovaciones.
4. R05 genera la transacción de renovación
El script programado R05 evalúa los contratos activos elegibles.
R05 genera automáticamente una transacción de renovación cuando la fecha objetivo de renovación del contrato es anterior o igual a la fecha actual. El tipo de transacción que se crea se determina mediante la preferencia Transaction Type to Create en Contract Renewals > Setup > Contract Renewals Preferences:
Solo los elementos de contrato configurados como renovables se incluyen automáticamente en la transacción de renovación.
Cuando la transacción de renovación es un pedido de venta, o cuando una oportunidad o estimación de renovación se convierte en un pedido de venta, se crea un contrato de renovación con el estado Pending. Después de que R03 crea los elementos del contrato de renovación, el contrato de renovación pasa a Active y el contrato anterior cambia a Renewal Processed.
Contrato de renovación:
Contrato original/anterior:
El ciclo de vida completo se puede resumir de la siguiente manera:
Pedido de venta inicial → Contrato → Aprobación y facturación → Elementos de contrato de R03 → Base instalada del cliente → Transacción de renovación de R05 → Contrato de renovación → Elementos del contrato de renovación de R03 → Nueva base instalada
Antes de cambiar las programaciones, preferencias o estados de transacción de R03 o R05, valide el proceso completo en una cuenta sandbox.
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Este artículo fue traducido utilizando una herramienta de traducción asistida por IA y revisado para garantizar la calidad del idioma. La IA no se utilizó para crear el artículo ni para elaborar las instrucciones o recomendaciones de soporte.
