Cómo modelarlo con registros personalizados
Las hojas de cálculo manuales se utilizan con frecuencia para realizar el seguimiento de procesos empresariales que aún no cuentan con un sistema formal. Con el tiempo, estas hojas de cálculo pueden volverse difíciles de gestionar, especialmente cuando varios usuarios necesitan actualizar la misma información.
Los registros personalizados de SuiteBuilder pueden ayudar a trasladar estos procesos manuales a NetSuite para que los datos sean más fáciles de rastrear, buscar y utilizar en informes.
Escenario
Un equipo realiza el seguimiento de un proceso empresarial en una hoja de cálculo.
Los ejemplos pueden incluir:
- solicitudes internas
- revisiones de cumplimiento
- asignaciones de equipos
- tareas de incorporación de clientes
- recepción de proyectos
- seguimiento de documentos
La hoja de cálculo puede incluir columnas como:
- propietario de la solicitud
- estado
- fecha de vencimiento
- revisor
- notas
- fecha de finalización
A medida que el proceso crece, el equipo necesita una forma más controlada de gestionar la información en NetSuite.
Solución
Cree un registro personalizado para representar el proceso de la hoja de cálculo.
Cada fila de la hoja de cálculo puede convertirse en un registro personalizado. Cada columna de la hoja de cálculo puede convertirse en un campo de ese registro.
Esto ayuda a trasladar el proceso a NetSuite mientras se mantiene una estructura familiar para los usuarios.
Cómo modelar la hoja de cálculo
Comience por revisar la hoja de cálculo e identificar qué representa cada columna.
Ejemplos comunes:
- Nombre o número de referencia – Se convierte en el nombre del registro o en un identificador con numeración automática.
- Estado – Se convierte en un campo de lista personalizado con valores controlados.
- Propietario – Se convierte en un campo de referencia de empleado o usuario.
- Fecha de vencimiento – Se convierte en un campo de fecha.
- Revisor – Se convierte en otro campo de referencia de empleado.
- Notas – Se convierte en un campo de texto largo.
- Fecha de finalización – Se convierte en un campo de fecha.
Esta asignación ayuda a facilitar el diseño del registro personalizado.
Ejemplo
Un equipo utiliza una hoja de cálculo para realizar el seguimiento de revisiones internas de documentos.
Columnas de la hoja de cálculo:
- Document Name
- Review Status
- Assigned Reviewer
- Due Date
- Completion Date
- Notes
En NetSuite, esto puede convertirse en un registro personalizado llamado Document Review Tracker con campos para cada uno de esos valores.
Configuración básica
Cree un registro personalizado para el proceso.
Netsuite:
Vaya a: Customization > Lists, Records, & Fields > Record Types > New
Netsuite Next:
Abra el Explore menu (icono de menú hamburguesa en la esquina inferior izquierda junto al botón de inicio). En el menú, vaya a Customization > Lists, Records, & Fields > Record Types y, a continuación, haga clic en el botón Create custom record definition.
Luego, cree los campos necesarios para que coincidan con las columnas de la hoja de cálculo.
Utilice tipos de campo que permitan una entrada de datos más organizada:
- campos de lista para valores de estado
- campos de fecha para fechas límite
- campos de referencia de empleado para propietarios o revisores
- campos de texto largo para notas
Ejemplo de creación de registros personalizados
Indique el nombre del registro personalizado.
Nota: No hay ninguna configuración específica que habilitar; simplemente tome nota de los campos personalizados que está creando y de sus ID para el registro personalizado, ya que son necesarios para la importación.
Notas
- Utilice listas personalizadas en lugar de texto de formato libre para los valores de estado.
- Utilice campos de fecha para realizar el seguimiento de las fechas límite y la finalización.
- Utilice campos de referencia de empleado al asignar responsabilidades.
- Mantenga la primera versión sencilla y similar a la estructura de la hoja de cálculo.
- Evite copiar columnas innecesarias de la hoja de cálculo a NetSuite.
- Considere las búsquedas guardadas para reemplazar los filtros y las vistas de la hoja de cálculo.
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