NetSuiteの始め方 |権限の作成

助成金管理は、組織が最初の提案段階から交付および請求までの助成金を効率的に追跡および管理できるようにする構造化されたプロセスです。堅牢な助成金管理ツールを利用して、助成金を提案として文書化および監視し、助成金を請求トランザクションにシームレスに変換できます。  

 

この記事では、NetSuite内に新規付与を作成するステップバイステップのプロセスについて説明し、付与が適切に文書化され、最初から最後まで管理されるようにします。 

 

 

NFP Financial Centerで助成金を作成するステップ 

NFP Financial Center内で新しい助成金を確立するには、次に示す包括的なステップに従います。 

1. 「付与エントリ」画面にナビゲートします。 

• NFP Financial Center > Grant Management > Grant > Newにナビゲートすることから始めます。これにより、関連する詳細の入力を開始できる新規付与レコードが開きます。 

1. 主要情報セクション 

• タイトル: 「タイトル」フィールドに、権限の一意でわかりやすい名前を指定します。このタイトルは、リストおよびレポートの付与の主な識別子として機能します。必要に応じて、このフィールドで略称またはコードを使用し、後で助成金摘要内で詳細に説明できます。 
• 親付与:新しい付与がより大きなプログラムのコンポーネントであるか、サブ付与と見なされる場合、「親」ドロップダウンから対応する親付与を選択します。十分な権限を保持している場合は、「新規」をクリックして、その場で新しい親付与レコードを作成することもできます。親付与を選択すると、すべての付与リスト内の親付与の後ろに付与の名前が表示されます(コロンで区切ります)。 
• 助成金摘要: 「助成金摘要」ボックスを使用して、助成金の包括的な概要(最大999文字)を指定します。上の「タイトル」フィールドにコードを選択した場合は、ここに完全なタイトルを入力し、助成金の目的に関するキー詳細またはコンテキストを含めます。 
• スポンサ: 「スポンサ」リストから、この助成金に資金を提供する構成員または組織を選択します。必要に応じて、「新規」ボタンを使用して新しいスポンサ・レコードを作成できます。 
• 主任調査員: 「主任調査員」リストから選択して、助成金の監督を担当する主要個人を指定します。正しい従業員が表示されず、必要な権限がある場合は、「新規」を使用して従業員を追加します。 
• 合計金額:助成金の全体的な財務値を「合計金額」フィールドに指定し、子会社の標準通貨を必ず使用してください。 
• 開始日と終了日: 「開始日」フィールドに正式な開始日を記録し、「終了日」フィールドに終了日を記録して、付与の有効期間を記録します。 
• ステータス: 「ステータス」ドロップダウンからオプションを選択して、付与の現在のステータス(アクティブ、保留、クローズなど)を示します。追加のステータスが必要で、権限がある場合は、「新規」を使用してステータスを追加します。 
• フォーム: 「フォーム」リストから必要な権限付与フォーム・テンプレート(「NFP-Grant」など)を選択して、標準化されたデータ入力およびレポートを確認します。 
• 非アクティブ化:助成金レコードをメイン・リストに表示しないようにリタイアまたは非アクティブ化する必要がある場合は、「非アクティブ化」ボックスにチェックマークを入れます。このようなレコードはデフォルトでは非表示ですが、メインの「権限付与」画面から「非アクティブの表示」ボックスを有効にすることで表示できます。 

1. 「分類」セクション 

• 付与タイプ: 「付与タイプ」ドロップダウンから、付与のソースを表すカテゴリを選択します。オプションには、「連邦」、「州」、「市区町村」、「財団」または「企業」があります。必要に応じて、権限設定に従って新しいタイプを追加します。 
• 権限付与制限: 「権限付与制限」ドロップダウンを使用して、権限付与に関連付けられた制限を定義します。通常、オプションには次のものがあります。 
• 使用:特定のプログラム、プロジェクトまたは目的に限定されます。 
• 時間:特定の時間枠内での使用が制限されています。 
• 使用および時間:前述の両方の基準によって制限されます。 
• 付与条件: 「付与条件」リストから、付与の期間に最も一致する用語を選択します。適切な権限で追加のオプションを追加できます。 
• 付与優先度: 「付与優先度」リストでオプションを選択して、この付与の相対優先度を指定します。許可されている場合は、優先度オプションを追加できます。 
• CDFA番号:連邦政府助成金の場合は、[CDFA番号]フィールドに対応する5桁のコードを入力します。 
• 単一監査要件:付与で連邦単一監査標準への準拠が必要な場合は、「A-133」ボックスを選択します。これは通常、連邦政府資金源にのみ適用されます。 

1. その他の情報セクション 

• リレーションシップ・マネージャ:リストから選択してリレーションシップ・マネージャを割り当てます。責任者がリストされておらず、権限で許可されている場合は、「新規」をクリックして追加します。 
• プログラム担当者:日々の助成金活動を監督するプログラム担当者を選択します。 
• リードの付与:助成金プロジェクトを主導する主要な個人を選択します。 
• キー日付:助成金のライフサイクルに関連する追加の重要な日付を入力します: 
• 「応募許可日」フィールドで、応募締切日を指定します。 
• 「助成金申請決定日」フィールドに、申請に関して決定が行われる予定の時期を記録します。 
• [助成金照会日]フィールドに、最初の助成金照会が送信された日付を入力します。 
• 照会への応答を受け取った場合は、[助成金照会決定日]を使用します。 

1. 詳細およびサポート情報の追加 

• 助成金レコードに、組織のプロセスの必要に応じて追加のフィールドを補足します。関連レコード、プロジェクトのマイルストン、ノート、ドキュメント、ワークフロー・ステータスおよび翻訳に関する情報は、使用可能なサブタブから追加できます。表示されるサブタブは、有効な機能および設定によって異なります。 

1. 関連レコード 

• 「関連レコード」サブタブで、純資産、請求書、経費、商談、助成金注文、関連プロジェクトなどのリンクされた資産を確認および管理して、包括的な助成金トラッキングを確実に行うことができます。 

1. 助成金レコードを保存 

• すべての関連フィールドが正確に入力され、確認されたら、「保存」をクリックして、システムでの新規付与レコードの作成を確定します。 

 

これらのステップを徹底的に実行することで、助成金がNFP Financial Center内で適切に文書化され、その後の管理、報告、コンプライアンス活動のための強固な基盤が確立されます。 

 

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