これまでの記事「New to NetSuite | Contract Renewals SuiteApp の契約を理解する」および「New to NetSuite | Contract Renewals SuiteApp の更新を理解する」で契約と契約更新について理解したところで、契約更新プロセス全体がどのように機能するかを確認します。
Software Vertical Contract Renewals SuiteApp は、初回受注、顧客契約、契約項目、更新トランザクション、更新契約を1つの連続したライフサイクルとしてつなぎます。
以下の図は、このプロセスを簡略化して示しています。
1. 初回受注を入力する
このプロセスは、顧客の受注を作成すると開始されます。受注に入力した契約期間と開始日によって契約全体の期間が設定され、対象となるトランザクション行は後で契約項目の作成に使用されます。
新しい契約は、Sales Order Status to Create Contractプリファレンスに基づいて受注に関連付けられます。
- Sales Order: Pending Approval:受注の保存後に契約が生成されます。
- Sales Order: Pending Fulfillment:受注の承認後に契約が生成されます。
つまり、受注入力時に契約が必ずしもすぐに作成されるわけではありません。作成されるタイミングは、アカウントの Contract Renewals プリファレンスによって異なります。
契約が生成されると、ユーザーは元の受注のContract フィールドからアクセスできます。契約は、関連する顧客レコードのContracts サブタブから確認することもできます。
顧客レコードから:
2. 受注を承認して請求する
受注は、組織の承認および請求プロセスを経る必要があります。
デフォルト設定では、受注の請求がすべて完了した後に契約項目が生成されます。ただし、実際に処理されるトランザクションは、Transaction Status to Processおよびアカウントで設定されているその他の契約項目作成プリファレンスによって異なります。
契約項目が作成されるまで、契約のステータスは Pending のままです。
3. R03 が契約項目を作成する
スケジュール済みの R03 スクリプトは、対象となる販売トランザクションを処理し、条件を満たす明細行から契約項目レコードを作成します。
契約項目が正常に生成されると、次のようになります。
- 契約ステータスが Pending から Active に変わります。
- 契約とその契約項目によって、顧客のインストールベースが構成されます。
- インストールベースは、将来の更新処理に使用される更新可能な項目のソースになります。
4. R05 が更新トランザクションを生成する
スケジュール済みの R05 スクリプトは、対象となる Active の契約を評価します。
R05 は、契約の更新対象日が現在の日付以前の場合に、更新トランザクションを自動的に生成します。作成されるトランザクションのタイプは、Transaction Type to Createプリファレンスによって決まり、Contract Renewals > Setup > Contract Renewals Preferences から設定します。
更新可能として設定されている契約項目のみが、更新トランザクションに自動的に含まれます。
更新トランザクションが受注の場合、または更新の機会や見積が受注に変換された場合、ステータスが Pending の更新契約が作成されます。R03 が更新契約項目を作成すると、更新契約は Active になり、前の契約は Renewal Processed に変わります。
更新契約:
元の契約/前の契約:
ライフサイクル全体は次のようにまとめられます。
初回受注 → 契約 → 承認と請求 → R03 契約項目 → 顧客インストールベース → R05 更新トランザクション → 更新契約 → R03 更新契約項目 → 新しいインストールベース
R03 または R05 のスケジュール、プリファレンス、トランザクションステータスを変更する前に、サンドボックスアカウントでプロセス全体を検証してください。
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本記事は、AI支援による翻訳ツールを使用して翻訳し、言語品質の確認を行っています。記事本文およびサポートガイダンスの作成には、AIは使用していません。
