【Eloqua】年末の大掃除 - ファイル、アーカイブ、削除
End of Year Clean Up - File, Archive, Delete
一年が終わり、多くの人がその年の成果や振り返りを振り返り始めます。しかし、Eloqua の整理整頓を忘れがちです。この時期ほど掃除に適した時期はありません。
この投稿では、アーカイブ機能の使用、アーカイブ フォルダーへの保存、削除などにより、Eloqua インターフェース内のアセットをクリーンアップすることに焦点を当てます。各方法には利点があります。これら 3 つの方法はすべて Eloqua の API 経由でも利用可能で、インスタンスを一括して効率的にクリーンアップするもう 1 つの手段となります。
始める前に、「保管」する資産のリストを生成する必要があります。希望する保持期間を決定した後、資産リストの生成と監査はさまざまな方法で実行できます。
各アセット インターフェース内で作成/変更日ごとに保持期間を設定します。たとえば、2020 年以降に変更されていない古いアセットはアーカイブするか、保管するか、削除する必要があります。Insight レポートを使用して、保持期間外であってもまだアクティビティが発生している可能性があるアセットを特定します。これは、ランディング ページやフォーム送信などのアセットに役立ちます。アセットの作成/変更によって削除の対象となる可能性があるものの、最近のアクティビティ/エンゲージメントによって削除が妨げられる場合です。大量データのために手動監査ができない場合は、Eloqua API を使用します。APIに精通している方にとって、これはアセットを一括でエクスポート (取得) する簡単な方法です。JSON でエクスポートされたデータを Excel の列/使用可能な形式に変換した後、エクスポートを Excel で確認できます。そこから、ピボット テーブル、フィルタリング、その他の便利な Excel 機能を使用して、データ保持ポリシーを満たすアセットに集中できます。
クリーンアップの対象となるアセットのリストができたので、ファイル、アーカイブ、削除の各方法を確認してみましょう。
ファイル
アセットをファイル フォルダーに整理することは、最も標準的なベスト プラクティスです。しかし、時間が経つと、アセットが正しいフォルダーに存在しなくなったり、ルート リストに存在しなくなったりすることがあります。気付かないうちに、かつては整然としていたリストが、扱いにくくなることがあります。
提出時期:
アセットのルートの場所、フォルダ、サブフォルダが整理されていないプラットフォームの使用期間は2年未満であり、アーカイブは不要ですユーザーは、以前に作成したアセットを将来のキャンペーンで使用できる必要があります。
インターフェース内でアセットを適切なフォルダーに移動すると、Eloqua インスタンスをすばやく簡単にクリーンアップできます。Eloqua は、Shift キーを押しながらクリック (すべて選択する簡単な方法) し、フォルダーに移動するオプションをサポートしています。
Shift キーを押しながらクリックするには、件名などの非アクティブ領域 (チェックボックスやメール名リンクではない) をクリックしてメール アセットを選択します。キーボードの Shift キーを押したままマウスで最後のメール オプションをクリックすると、最初のクリック/選択から最後のクリック/選択までのすべてのメール アセットが選択されます。その後、それらのアセットをフォルダーに一括移動できます。
一括移動のもう 1 つのオプションは、フォルダーのアプリケーション API を使用することです。フォルダー API は、キャンペーン、メール、フォーム、画像に使用でき、インターフェイスの外部でフォルダー内にアセットを配置するのに役立ちます。
ヒント: 古いアセットを保存する場合は、Eloqua のアーカイブ機能に関する混乱を避けるために、「archive」以外のフォルダー名を使用することをお勧めします。Do Not Use (DNU)、zzFolder Name などが使用されている場合もあります。
アーカイブ
アーカイブは、古いアセットをユーザーのビューから削除したい場合のオプションです。現在、アーカイブは電子メールとフォームで使用できます。これは、アセットを削除したくないが、アセット リスト内で検索または表示可能にしたくない (見えなくはなるが、消えるわけではない) 場合に推奨される選択肢です。
アーカイブするタイミング:
検索目的で資産を維持するためのビジネス要件古い資産が将来のキャンペーンで活用されることを防ぐためのガバナンスEloqua および Engage ユーザーのビューと検索結果から古いアセットを削除することで、プラットフォームの効率が向上します。
電子メールとフォームのアーカイブは、個々のアセット レベルで利用できます。電子メールをアーカイブするには、電子メールのリストから [アクション] -> [アーカイブ] を選択するか、電子メール自体の [ファイル] -> [アーカイブ] から実行できます。
スピードと効率性を高めるために、電子メールとフォームのアーカイブ API を使用すると、バックグラウンドでタスクを実行できます。最後に、フォルダー全体のアーカイブは、Eloqua の制御された可用性プログラムによって実行されます。
ヒント: 電子メールとフォームのアーカイブ領域では、フォルダーの作成がサポートされています。フォルダーを使用すると、アーカイブ領域がルート上のすべてのアセットのリストにならないようにします。ただし、アーカイブされていないリストと同様の命名規則とフォルダー構造に従います。
消去
インスタンスのクリーンアップに関しては、削除は通常最後の手段です。なぜなら、削除は永久的であることがわかっているからです。削除したら、もう戻ってきません。削除は、アセットに関連付けられている依存関係を強調するため、波及効果を生み出すこともあります。また、削除するには、まず依存関係を除去または削除する必要があり、それによって波及効果が発生します。
削除する場合:
命名規則でテストや削除が明確にマークされたアセットプラットフォームの使用期間は10年以上で、資産は時代遅れですブランドコンプライアンスの変更により、古い資産がコンプライアンスに準拠しなくなる
他の方法と同様に、削除は API 経由で実行できます。ただし、最も負荷がかかるため、このオプションは慎重に使用することをお勧めします。インスタンスが古ければ古いほど依存関係が多くなり、毎年のインスタンスのクリーンアップが頻繁に必要になります。
最後に
Eloqua インスタンスをワンクリックでクリーンアップする方法はありませんが、プラットフォームはファイル、アーカイブ、削除のいずれの方法でもサポートする機能を備えています。年末のクリーンアップを楽しみましょう。ぜひご連絡いただき、結果をお知らせください。
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