NetSuiteの始め方|承認ワークフロー・ロックにより経費精算書の「請求可能」ボックスのチェックマークを外せない

シナリオ:

経費精算書の承認中に、承認者は次のエラーが発生します。

「この経費行は請求できません。」

この場合、1つ以上の経費行で「請求可能」チェックボックスにチェックマークが入っているため、経費精算書を承認できませんでした(請求不可)。

解決策では、「請求可能」ボックスの選択が解除されますが、レポートが承認ワークフローによってロックされたため、ユーザーは変更できませんでした。

質問:

1. 「請求可能」チェック・ボックスを選択解除する必要があるのはなぜですか。
2. このエラーをトリガーしないように更新できる設定はありますか。
3. 「請求可能」チェックボックスを使用不可にした場合、グレー表示(無効化)する方法はありますか。
4. 経費精算書が発行されても未承認の場合、承認者(管理者以外)はこのボックスのチェックマークを外す方法がありますか?

回答:

1. 「請求可能」チェックボックスを選択解除する必要があるのはなぜですか。
   
   関連する顧客/プロジェクトが請求不可の場合は、「請求可能」チェックボックスを選択解除する必要があります。経費明細が「請求可能」とマークされているが、請求不可の顧客/プロジェクト・コンテキストに関連付けられている場合、NetSuiteは、その明細が請求に適格でないため、承認を妨げます。このため、承認中に検証エラーがスローされます。請求適格ルールを適用しています。
   
2. デフォルトの請求可能動作(デフォルトで請求可能費用)はどのように制御されますか。
   
   これが発生する頻度に影響を与える重要な設定は、会計プリファレンスです: 「設定」>「会計」>「会計プリファレンス」>「時間と経費」>「デフォルトで請求可能な経費」
   
   1. 「デフォルトで請求可能な経費」にチェックマークが入っていない場合、ユーザーが購入トランザクションで経費を入力すると、「請求可能」ボックスはデフォルトで決済されます。
   2. ユーザーが購入トランザクションで経費を入力すると、「デフォルトで経費請求可能」に「請求可能」ボックスがデフォルトで選択されます。
   3. 経費行で顧客を選択した後
      
      • ユーザーが購入トランザクションの経費行で「顧客」を選択すると、NetSuiteは自動的に請求可能をチェックします。
      • ユーザーは、「請求可能」を「False」に手動で変更できます(トランザクションがワークフロー/状態によってロックされていない場合)。
        
        ヒント:ビジネスで一般的に請求不可の顧客/プロジェクト・シナリオがある場合は、請求可能が事前選択されないように、このプリファレンスを無効にすることを検討してください。
        
3. 「請求可能」チェック・ボックスを使用不可にすると、グレー表示/無効になりますか。
   
   Yes, this can be achieved through customization, typically:
   
   a Workflow, or
   スクリプト
   
   これは、「デフォルトで請求可能な費用」プリファレンスによってのみ制御されるわけではありません。ワークフロー・スクリプトは、顧客/プロジェクト、プロジェクト・タスク、請求タイプ、その他のビジネス・ルールなどの条件に基づいて請求可能を無効化(グレー表示)するように設計できます。
   
4. 承認者(管理者ではない)は、レポートを却下せずに「請求可能」の選択を解除できますか。
   
   はい。これはワークフローを介して可能ですが、次のものを有効にして、昇格された権限で実行するようにワークフローを構成する必要がありま
   
   「管理者として実行」(ワークフロー)
   
   「管理者として実行」を有効にすると、承認者に管理者レベルの編集権限がなく、レコードが送信済/未承認状態の場合でも、ワークフローで「請求可能」フィールドを更新できます。
   
   ノート: 「管理者として実行」によって権限が昇格されるため、組織のセキュリティおよび職務分離ポリシーに準拠するために、慎重に実装およびレビューする必要があります。
   
   承認時にチェックを外せないのはなぜですか。
   
   経費精算書が承認ワークフローによってロックされている場合、「請求可能」などのフィールドは特定の状態では編集不可になる可能性があります。この場合、「請求可能」の選択を解除しても、承認者は明細を直接訂正できません。通常、トランザクションは承認前に編集するか、ワークフローでその状態の編集を許可するか、またはレポートを返送/却下して修正する必要があります。

エラーを回避するオプション:

オプション1: 「デフォルトで請求可能な費用」を使用不可にする

偶発的な請求可能マーキングを減らしたい場合:

• 「デフォルトで請求可能な経費」プリファレンスを選択解除し、経費行はデフォルトで請求不可として開始します。

これは、最も単純な構成ベースのアプローチです。

オプション2: 使用しない場合に請求可能をグレー表示/無効化

特定の条件(選択した顧客/プロジェクトが請求不可の場合など)で「請求可能」チェック・ボックスを無効に(グレー表示)する場合、通常は次が必要です:

• ワークフローまたは
• スクリプト/カスタマイズ

ノート:このタイプのUI/動作制御は、単一の標準プリファレンスではなくカスタマイズ(ワークフロー/スクリプト)によって処理され、アカウントの管理方法に応じて異なる製品/サポート・パスが含まれる場合があります。

コミュニティ内で確認できる関連ディスカッション: NSC |経費精算書の請求可能明細エラーの解決方法

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