電子帳簿保存法とNetSuite電子取引データ保存（要約版）

目的

令和６年１月１日施行の改正電子帳簿保存法への対応に関して、NetSuiteの機能と推奨運用方法を要約してご紹介します。

出典

(a) 「電子帳簿保存法とNetSuite電子取引データ保存_2023.12.06_v1.3.pdf」

(b) 「【国税庁】電子帳簿保存法電子取引データの保存方法 0023006-085_01.pdf」

(c) 「【国税庁】電子帳簿保存法書類のスキャナ保存 0023006-085_01.pdf」

(d) 「【国税庁】電子帳簿保存制度の概要と0021011-017.pdf」

(a') 【セミナー】電子帳簿保存法とNetSuite電子取引データ保存_2023.12.06

１．NetSuiteにおける電子帳簿保存法対応（電子取引データ保存）の論点

要件	概要	NetSuite での実現方法	補足
真実性	記録事項の訂正・削除履歴の保持、または訂正・削除ができないシステムのでの取引情報の授受と保存	権限・ロール設定により、ファイルキャビネットに格納した電子取引データを訂正・削除できない運用と管理	NetSuiteはタイムスタンプ 付与機能を未実装ですが、 真実性の要件を左記により確保
可視性	検索機能（取引日・金額・取引先、範囲検索、複合検索）、帳票ダウンロード	カスタムレコード「電子取引データ」と保存検索で対応

(a) p.8-9

２．NetSuite が提供する主な機能

1. Japan Localization SuiteApp （Bundle ID: 490217）
   • トランザクションに画面対する「電子取引データ」サブタブ追加 (a) p.12
   • トランザクション以外での「電子取引データ」（カスタムレコード）の利用も可能
2. File Drag & Drop（Bundle ID: 41309）との併用を推奨
   • ローカル PC からのドラッグ＆ドロップでファイルキャビネットへアップロード(a) p.17
3. 保存検索
   • 取引日・金額・取引先などでの検索を定義 (a) p.25
4. 権限・ロール設定
   • 管理者ロールは、設定を実施する以外は利用しないでください。その他の運用ロールは、基本的に「ドキュメントとファイル＝作成」、「電子取引データ＝編集」とし、削除ができない運用を担保（締め請求書作成者を除く） (a) p.16

３．事前設定手順

ステップ	操作	目的
① File Drag and Dropのインストール	カスタマイゼーション > SuiteBundler > バンドルの検索とインストール、 「バンドルID：41309」で検索	ファイルキャビネットへの電子取引データの格納を容易に
②「電子取引データ」サブタブの表示	各トランザクションフォームで「電子取引データ」サブタブを表示（必要に応じて非表示可）	トランザクション画面から電子取引データファイルを、紐付けして登録可能とする
③カスタムレコードを メニューへ割当て	カスタマイゼーション ＞ センターおよびタブ ＞ センター・カテゴリ、「電⼦取引データ」カスタムレコードを割当て	メニューより、「電⼦取引データ」の登録と検索を容易に
④権限・ロール設定	各ロールの「ドキュメントとファイル」と「電子取引データ」の権限を調整	電子取引データファイルの訂正・削除をできない管理とする
⑤保存エリアを規定し、保存検索を作成	ファイルキャビネット内で、電子取引データを格納するエリアを予め決める。その配下のフォルダに対し、保存検索を作成する。	電子取引データファイルの編集・削除の監査を容易に（締め請求書作成者ロールへの対応）

※⑤保存検索がチェックする内容

• 専用フォルダ（「DragDrop」など）配下のファイルが、編集されていないことを確認
• 「削除済レコード」検索で削除ログを確認

- ファイルキャビネット内の、電子取引データ保存エリアの例 （File Drag & Dropで簡単に保存）

(a) p.11-19

- 保存検索による、電子取引データファイルの監査例

　編集ファイルが1件検知されたシナリオ

　削除ファイルが2件検知されたシナリオ

４．業務操作手順のパターン

パターン	操作者（例）	主要画面操作
A. 受領したファイルをトランザクションに紐付け	支払請求書 担当	1) トランザクションデータの入力→ 2) ファイルキャビネットにファイルを格納 → 3) サブタブでファイルを選択し、取引日・金額・取引先などを入力
B. 作成してメール送信したファイルをトランザクションに紐付け	請求書 担当	1) トランザクションから請求書などのPDFファイルを生成し、メール送信 → 2) ファイルキャビネットに同ファイルを格納 → 3) サブタブでファイルを選択し、取引日・金額・取引先などを入力
C. 締め請求書プロセスで生成されたファイルを電子取引データとして保存	請求締め 担当	1) ファイルキャビネット締め請求書作成エリアに自動生成されたファイルを、顧客へメール送信 → 2) 電子取引データ保存エリアへ同ファイルを格納 → 3) 同エリア（フォルダ）に対して編集・削除がされていないこと、保存検索で定期的に確認（月次など）
D. トランザクションに紐付かない電子取引データの登録	経理全般	1) ファイルキャビネットに格納 → 2) 電子取引データカスタムレコード画面でファイルを選択し、取引日・金額・取引先などを入力

(a) p.21-25

- 支払請求書トランザクションに対する、ファイルDrag & Dropと電子取引データ登録の例

- 領収証CSVなど（トランザクションなし）を、ファイルDrag & Dropして電子取引データ登録する例

- 電子取引データに対して、設定済の保存検索を実行する例

　（取引日、取引金額、取引先、それらの組み合わせの検索により、可視性を担保）

- メニュー設定により、電子取引データの新規作成や検索を手早く開始することが可能

５．操作上の注意点とFAQ

1. File Drag and Dropの制限
   • 10MB以上のファイルは、ファイルキャビネットのボタンからのアップロード操作が必要
2. 保存検索における「取引金額」による絞り込み
   • 「条件」サブタブで「の間」を指定し「取引金額」の範囲を指定する
3. 外貨扱い
   • 金額は日本円換算値を入力し、原通貨額はメモ欄に記入
4. 会計期間後の登録
   • 締め後でもトランザクションサブタブ→「電子取引データを新規作成」から登録可能

Q（質問）	A（回答）
ファイルキャビネットの容量の制限は？	NetSuite全体の利用容量と関連がございます。NetSuite契約内容と想定される利用容量について、担当営業とご確認ください。
障害時バックアップは？	NetSuite自体のバックアップ体制と同じです。ファイルキャビネットだけをバックアップする機能はありません。
電子取引データカスタムレコードへの項目追加・変更は？	ユーザー側で追加・変更頂くことは想定されておりません。
タイムスタンプ付与機能が不要な根拠は？	電子取引データの改ざん防止のための処置として、「データの受け取り・保存を訂正削除履歴が残るシステムで行う」の要件を、NetSuiteは満たしています。

(a) p.27-28、(b)p.2

電子帳簿保存法対応3区分に関する補足

1. 電子帳簿保存法における3つの区分

区分	主な対象	キーワード	NetSuite の現状
① 電子帳簿等保存	仕訳帳・総勘定元帳等	優良帳簿要件	削除ログが仕訳明細まで残らず“優良”を満たせていない
② スキャナ保存	紙証憑を撮影・PDF化	タイムスタンプ＋入力期限	ファイルキャビネットに格納後「最終更新日」で期限チェック可能
③ 電子取引データ保存	電子授受した請求書等	真実性・可視性	本編の通り、要件を満たしている

(d)p.3

2. 優良帳簿要件とNetSuiteのギャップ

• 「訂正又は削除の事実及び内容の確認に関する措置」の要件を満たせていない。
• 仕訳帳の削除時に明細（借方／貸方科目・金額）が記録されない点が課題。
• ただし、締め請求書の消費税調整仕訳は、2025.1リリースで逆仕訳処理への対応が完了した。

推奨運用：仕訳帳削除を避け、誤処理は逆仕訳で訂正。削除済レコード／システムノートを月次監査。

3. スキャナ保存への適用ポイント

1. タイムスタンプ要件が緩和され、②も ③ と同じ運用が可能。
2. 期限内入力確認は、ファイルキャビネット保存検索 に「最終更新」列を追加して判定。
3. スキャン画像は電子取引データ用フォルダに集約し、「作成」権限のみで運用。

(b)p.2

4. タイムスタンプ未実装への対応

• NetSuite ファイルキャビネットはハッシュ値で改ざん検知するが 時刻署名は付与されない。
• 真実性を充足する運用
  • 権限制御：ロール設定を「作成」に限定、上書き・削除を禁止
  • 監査検索：作成日≠最終更新日による変更および削除済レコードを月次チェック

5. 帳票・証憑と電子帳簿法区分のマッピング運用例

各帳票を「①帳簿」「②スキャナ」「③電子取引」のいずれに当てはめ、登録方法・保管フォルダ・監査方法を一覧化して社内運用することを推奨いたします。

種類（例）	帳票区分	登録方法（例）	保管フォルダ（例）	監査ポイント
仕入先請求書PDF（メール受信）	③電子取引	File Drag & Drop → 電子取引データ サブタブで取引日・金額・取引先入力	/DragDrop/ET/受領請求書/YYYYMM