Automatização do processo de entradas

Preciso de uma solução para o processo de entrada de despesa, que hoje é feito de uma forma totalmente manual, onde o processo consiste em:

Solicitante abre requisição

Time de compras atua na cotação e contratação do serviço

Cria a ordem de compra

O fornecedor envia a nota fiscal para um e-mail centralizado, e uma pessoa faz a leitura desse e-mail e inclui as informações desses documentos manualmente em uma sheets

O fiscal consulta a sheets, e segue, procurando a qual ordem de compra refere-se aquela despesa e transformando a Ordem de Compra em Bill, incluindo todas as informações das notas de forma manual.