La implementación de un flujo de trabajo para restringir las ediciones en las órdenes de compra una vez que alcanzan el estado "Totalmente facturado" aborda varios problemas críticos en la administración de compras. En primer lugar, ayuda a preservar la integridad de los datos al garantizar que una vez que se cumplen las obligaciones financieras, los registros no se pueden alterar inadvertida o intencionalmente. Este control minimiza las discrepancias entre adquisiciones y contabilidad, respaldando los registros de auditoría y el cumplimiento de los estándares regulatorios. Además, fomenta una mayor responsabilidad entre los usuarios, ya que cualquier necesidad de ajustes debe seguir procedimientos formales de excepción en lugar de cambios ad hoc.
En general, dicho flujo de trabajo mejora tanto la eficiencia operativa como la confianza en los datos de compra, lo que permite a las organizaciones mantener una gobernanza sólida sobre sus procesos de compra.
Los siguientes pasos describen cómo crear este flujo de trabajo:
- Vaya a Personalización > flujo de trabajo > flujos de trabajo > Nuevo
- Información básica:
o Nombre: Ingrese el nombre
Ejemplo: Bloquear órdenes facturadas
o Tipo de registro: Seleccionar transacción
o Subtipos: Seleccionar orden de compra
o Ejecutar como administrador: Ingrese la marca de verificación
o Estado liberación: Seleccione Liberado
o Mantener instancia e historial : Siempre
o Habilitar registro: Ingrese la marca de verificación
- Definición de evento:
o Creación: Introduzca la marca de verificación
o A la vista o actualizar: Introduzca la marca de verificación
o Tipo de disparador: Seleccionar todo
- Haga clic en Guardar
- Haga clic en Estado 1
- Haga clic en Nueva acción
- Haga clic en Bloquear registro
- Información básica:
o Activar: Seleccione Antes de cargar el registro - Condición:
o Seleccionar fórmula personalizada
o Condición: Ingrese {userrole.id}!=3 and {statusref.id}='fullyBilled'
- Haga clic en Guardar la acción de flujo de trabajo
- Haga clic en Guardar el estado del flujo de trabajo
El registro no está bloqueado actualmente y el usuario puede editar la orden de compra.
Cuando el estado es Facturado en su totalidad, la orden de compra está Bloqueada.
Nota: La parte subrayada de la condición permitirá que un administrador siga editando la transacción. Elimine esa parte si no desea que esto se permita.
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