NetSuiteの始め方|経費精算書転記の不整合 –"Advanced Paid"カテゴリ

シナリオ:

ある従業員が、NetSuiteの「前払済仮払金」カテゴリ/勘定科目にコーディングされた2つの経費精算書(2025年2月に1つ、2025年5月に1つ)を発行しました。同じカテゴリが使用されましたが、2つのレポートは一般会計で異なって転記されました。

• 2025年2月の経費精算書:転記は期待どおりに動作し、エントリーは前払金支払済および買掛金(AP)に影響します。これにより、トランザクションを通常のレポート処理と払戻処理で処理できるようになりました。
• 2025年5月の経費精算書:転記の動作は異なり、借方と貸方の両方が支払済仮払金に転記されます。APは影響を受けなかったため、トランザクションは予想どおりにレポートに取得されず、従業員の払戻は遅延されました。

この不整合により、照合とレポートの問題が発生し、従業員が適切に払い戻され、総勘定元帳に目的の会計処理が反映されるようにフォローアップする必要がありました。

説明:

2025年2月と2025年5月の経費精算書の動作の違いは、会計プリファレンス「経費精算書のデフォルト前払消込勘定」(「設定」 > 「会計」 > 「会計プリファレンス」 > 「時間と経費」 > 「経費」)が空白であるという事実によって決まります。

このプリファレンスが空白で、従業員に既存の支払済仮払金残高がある場合、NetSuiteは、その残高を新しい経費精算書に自動的に適用します。その結果、経費精算書では買掛金(AP)ではなく前払金を貸方記入します。これにより、経費精算書は払戻の買掛/未払金負債を作成するのではなく、事前申請によって「支払済」として表示されます。

根本原因

• 2025年5月時点で、従業員には既存の支払済仮払金残高があります。
• 「経費精算書のデフォルト前払消込勘定」プリファレンスが設定されていないため、NetSuiteは、従業員の未処理前払を後続レポートのデフォルトの決済方法として処理しました。
• その結果、2025年5月の経費精算書が作成されると、買掛金を貸方記入するのではなく、NetSuite貸方前払(従業員の前払残高を相殺するため)して借方と貸方を前払済にします。

これにより、2025年5月のトランザクションが買掛金/払戻に流入しなかった理由が説明されます。

検証/テストの実行

A. 「経費精算書のデフォルト前払消込勘定」プリファレンスが空白です(現在のシナリオ)

1. 「トランザクション」→「従業員」→「経費精算書の入力」にナビゲートして、経費精算書を作成します。
2. このメッセージは、「You have advances to apply for this transaction. トランザクション通貨を変更すると、値を適用する前払いが失われます。続行するには「OK」をクリックし、この変更を元に戻すには「キャンセル」をクリックします」
   
   ノート:これは、アカウントに影響を受ける従業員に関連付けられた残高がまだあるためです。
   
3. 「OK」をクリックします。
4. 「概要」ボックスの「前払消込」に金額が表示されます。
5. 経費明細を移入します。
6. 次に保存します。
   
   実績結果:
   
   1. 経費精算書のステータスは「全額支払済」です。
   2. サマリー・ボックスでは、「支払済仮払金」に金額が表示されますが、「払戻可能合計」はゼロです。
   3. 総勘定元帳への影響では、金額が借方に記入され、同じ勘定科目である前払に貸方記入されます。

B. 経費精算書のデフォルト前払消込勘定は、前払以外の他の流動資産勘定(予想総勘定元帳への影響の結果)に設定されています

1. 「トランザクション」→「従業員」→「経費精算書の入力」にナビゲートして、経費精算書を作成します。
2. このメッセージでは、「このトランザクションに適用する仮払金があります。」というプロンプトは表示されません。トランザクション通貨を変更すると、値を適用する前払いが失われます。続行するには「OK」をクリックし、この変更を元に戻すには「キャンセル」をクリックします」
   
   注意:これは、勘定科目が会計プリファレンス「経費精算書のデフォルト前払消込勘定」にすでに割り当てられているためです。
   
3. 「Summary(要約)」ボックスの「Advance to Apply(消込前払)」に金額が表示されません。
4. 経費明細を移入します。
5. 次に保存します。
   
   実績結果:
   1. 経費精算書のステータスが「会計により承認済」で、「支払の実行」ボタンが使用可能です。
   2. 「要約」ボックスでは、「前払消込」に金額がありませんが、「払戻可能合計」に金額が表示されます。
   3. 総勘定元帳への影響では、金額は前払済および貸方記入済買掛金に借方記入されます。

C. 経費精算書のデフォルト前払消込勘定が「前払」に設定されています

1. (A)で同じステップを繰り返します。
2. 動作と結果は(A)と同じままです。

是正措置(推奨される解決策)

1. 会計プリファレンスの設定:
   「経費精算書のデフォルト前払消込勘定」で勘定科目を割り当てて、NetSuiteがAPをバイパスする方法で前払残高を自動的に適用しないようにします。
   • ナビゲーション: 「設定」>「会計」>「会計プリファレンス」>「時間と経費」>「経費」
     
2. 影響を受けるトランザクションの修正
   1. 経費精算書を編集し、「前払消込」フィールドの金額を削除します。
   2. 経費精算書を編集できなくなった場合は、仕訳入力の調整(会計チームの承認により)を作成して影響を再分類することを検討し、払戻とレポートが意図した処理と一致するようにします。

重要なノート:優先アカウントを設定する場合、まだ適用されていない以前に支払済の仮払金は、前払済アカウントから借方に記入されたままになります。プリファレンスが設定されると、将来の経費精算書に選択した勘定科目が貸方記入されます。これにより、貸借不一致の一般会計を作成できます。手動仕訳を作成して、勘定科目の貸借を一致させます。

このプリファレンスを設定する前に、会計部門にベスト・プラクティスを依頼してください。 これについては、「SuiteAnswer 30555 | Time & Expenses Accounting Preferences」に記載されています。

「NetSuiteの始め方」カテゴリの「基本会計」セクションにアクセスして、NetSuiteの重要な会計機能を順を追って説明する、初心者向けの様々なガイドを確認します。