NetSuiteの始め方|経費精算書は無効な費用勘定および費用カテゴリにまだ転記されています

NetSuiteを初めて使用するユーザーは、一般会計(GL)勘定科目に「非アクティブ」とマークすると、すべてのアクティビティがその勘定科目に現れなくなります。実際には、NetSuiteは通常、新しいトランザクションを無効な勘定科目に転記することを防ぎますが、レポートでユーザーに表示される内容は、タイミング、統合(経費ツールなど)、および構成マッピング(経費カテゴリなど)の影響を受ける可能性があります。

この記事では、非アクティブなアカウントがまだ使用されていると思われる最も一般的な理由と、将来の経費が正しく転記されるように確認する方法を説明します。

一般的なシナリオ

ある会社が勘定体系を更新し、古い費用勘定を無効化します。同時に、経費精算書は外部の経費統合(Nexoniaや別の経費プラットフォームなど)によって作成されます。更新後、チームは次のことを通知します。

• 経費精算書は、現在無効となっている勘定科目に転記されているようです。
• トランザクションのコーディング時に無効な勘定科目を選択できたと主張する人もいます。
• NetSuiteでは、置換(新規)アカウントにのみ経費を転記し、非アクティブなアカウントを完全にブロックすることが想定されています。

主な概念#1: 非アクティブ化により、過去のトランザクションではなく将来の使用が停止される

NetSuiteでは、アカウントを非アクティブ化することで、今後新規に作成されたトランザクションで使用されないようにすることを目的としています。ただし、次のことが可能です。

• 非アクティブ化日より前に作成されたトランザクションは引き続き存在し、そのアカウントのレポートに引き続き表示されます。
• 勘定科目が無効とマークされる前に統合経費精算書が作成(またはインポート)された場合は、その時点で存在していた構成に従って転記することが予想されます。

対処方法:トランザクション作成日とアカウント非アクティブ化日を比較して、アカウントが無効になる前に転記が発生したかどうかを確認します。

主な概念#2: 統合が構成マッピングに従う(多くの場合、経費カテゴリ)

経費統合では通常、経費カテゴリなど、NetSuiteの内部設定を使用して経費データをNetSuiteに送信します。多くのNetSuite構成では、次のようになります。

• 「経費カテゴリ」によって、転記に使用する費用勘定が決まります。
• 経費精算書の作成時またはインポート時に、経費カテゴリが古い勘定科目にまだマップされている場合、マッピングが後で変更されても、NetSuiteはその古い勘定科目に転記できます。

対処方法:統合で使用される経費カテゴリが、新しい総勘定元帳勘定科目を指すように更新されたかどうかを確認します。

主な概念#3: 変更は遡及的ではない

チームが経費カテゴリ・マッピングを更新する場合(たとえば、費用勘定を古いGL勘定科目から新しい置換勘定科目に変更する場合):

• NetSuiteは、将来のトランザクションの新しいマッピングを使用します。
• 以前に作成した経費精算書は、通常、作成時の構成に基づいて転記されたままです(構成およびワークフローに応じて再転記をトリガーする方法で編集または再承認されないかぎり)。

対処方法:マッピングが変更された日時と、トランザクションがその変更の前または後に作成されたかどうかを確認します。

非アクティブなアカウントが本当にブロックされているかどうかを確認する方法

ユーザーが引き続き非アクティブなアカウントに投稿できるという懸念がある場合は、そのアカウントを直接検証することがベスト・プラクティスです。

1. 新しいトランザクションを手動で作成(仕訳入力、経費精算書など)して、無効な勘定科目の選択を試みます。
2. 非アクティブ化日以降の日付でフィルタされた財務レポート(損益計算書など)を実行し、新しい転記が無効な勘定科目に当たったかどうかを確認します。
3. 関連する設定レコード(経費カテゴリなど)のシステム・ノートの検討:
   • 変更されたもの、
   • いつ変更したか
   • 誰が変更したか。

推奨されるベスト・プラクティス(特に経費統合)

将来の古い勘定科目への転記を防止し、勘定体系の更新中にクリーンな遷移を確実に行うには:

• 「経費カテゴリの更新」(および他の転記ルール)は、勘定科目が無効化される前または同時に新しい総勘定元帳勘定科目を指し示します。
• 統合のマッピング・ロジックを確認します(一部の統合はカテゴリに直接マップされ、他の統合は勘定科目参照を渡すことができます)。
• レポートまたは保存検索を使用して、使用する必要がなくなった勘定科目への転記を監視します。
• 必要な場合は、新しい勘定科目を使用して新しい投稿がいつ開始されるかを企業が把握できるように、短い「カットオーバー日」を通知します。

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